Poolias Integritetspolicy

Vi på Poolia arbetar för att du som kandidat ska känna dig trygg i att dela dina personuppgifter med oss, och vi prioriterar därför att alltid värna om din integritet. För att göra detta så strävar vi alltid efter att skydda dina personuppgifter på bästa sätt, samt att alltid arbeta i enlighet med gällande lag och reglering inom dataskydd. När du som kandidat blir en del avPoolias Integritetspolicy

Vi på Poolia arbetar för att du som kandidat ska känna dig trygg när du delar dina personuppgifter med oss.
Vi värnar om din integritet och behandlar dina personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

När du skapar ett konto hos oss, registrerar dig i vårt kompetensnätverk eller söker en tjänst via Poolia vill vi att du ska förstå vilka personuppgifter vi behandlar, varför vi behandlar dem, hur länge vi sparar dem och vilka rättigheter du har.

Poolia behandlar dina personuppgifter huvudsakligen för att kunna hantera din kandidatprofil, matcha dig mot relevanta tjänster och genomföra rekryteringsprocesser. För vissa behandlingar grundar vi oss på ditt samtycke. I andra fall kan behandlingen ske med stöd av andra lagliga grunder, till exempel berättigat intresse eller rättslig förpliktelse. Poolias kompetensnätverk genom att skapa ett konto hos oss eller söka en tjänst, så vill vi att du alltid ska veta hur, när och varför vi behandlar dina uppgifter. Vi vill också att du alltid ska vara medveten om de rättigheter du har som medlem i vårt kompetensnätverk. Poolia behandlar som regel inte dina personuppgifter om du inte gett oss ditt uttryckliga samtycke att göra just detta.

I denna integritetspolicy kan du läsa mer om:

Vilka personuppgifter vi behandlar
Varifrån vi får personuppgifterna
Varför vi behandlar personuppgifterna och med vilken laglig grund
Vem som kan få tillgång till personuppgifterna
Om personuppgifter kan överföras utanför EU/EES
Hur länge vi sparar personuppgifterna
Vilka rättigheter du har
Hur du kontaktar oss

Vem är personuppgiftsansvarig hos oss?

Poolia AB, org.nr 556426-7655, är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker när du registrerar dig hos Poolia, söker en tjänst via Poolia eller på annat sätt har kontakt med Poolia som kandidat.

Poolia ingår i PION Group. Inom PION Group kan viss gemensam behandling och delning av personuppgifter förekomma, till exempel för interna administrativa ändamål eller för att kunna matcha dig mot relevanta tjänster inom koncernen. Om ett annat bolag inom PION Group behandlar dina personuppgifter för egna ändamål är det bolaget personuppgiftsansvarigt för sin behandling. Det bolag inom koncernen som du har lämnat dina personuppgifter till ansvarar för att eventuell delning sker i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning och att lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder vidtas för att skydda uppgifterna vid delningen.

Vilka personuppgifter behandlar vi ?

Vad är personuppgifter?
Personuppgifter är sådana uppgifter som kan användas för att identifiera dig som person, direkt eller indirekt.

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan kopplas till dig som fysisk person.

Personuppgifter som du lämnar till oss

När du registrerar dig i Poolias kompetensnätverk, skapar ett konto eller söker en tjänst kan vi behandla uppgifter som du själv lämnar till oss, till exempel:

Namn
E-postadress
Telefonnummer
Födelsedatum
Nuvarande arbete och/eller titel
Utbildning och arbetslivserfarenhet
CV, personligt brev, intyg och andra ansökningshandlingar
Information som du lämnar i kontakt med oss eller i samband med en rekryteringsprocess

Vi uppmanar dig att inte lämna känsliga personuppgifter till oss om det inte är nödvändigt för den aktuella rekryteringsprocessen. Om du ändå lämnar sådana uppgifter behandlar vi dem endast om det finns stöd för det enligt dataskyddslagstiftningen, exempelvis genom uttryckligt samtycke.

Personuppgifter som vi samlar in från andra källor

Vi kan även behandla personuppgifter som hämtas från andra källor än dig själv. Det kan exempelvis vara:

Uppgifter från din LinkedIn-profil, om du själv väljer att koppla eller hämta information därifrån
Uppgifter från referenspersoner som du har lämnat till oss
Testresultat från personlighets-, begåvnings- eller kompetenstester
Uppgifter från Poolias kunder eller uppdragsgivare i samband med en rekryteringsprocess
Offentligt tillgänglig information, om det är relevant för den aktuella rekryteringen

Poolia får inte någon djupare tillgång till din LinkedIn-profil än de uppgifter som du själv valt att tillgängliggöra eller dela med oss.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för att skapa, administrera och uppdatera din kandidatprofil samt för att matcha dig mot lediga tjänster.

Laglig grund: Samtycke.
Om du inte lämnar ditt samtycke kan vi inte registrera eller hantera din kandidatprofil i vårt kompetensnätverk.

Rekryteringsprocesser
Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna administrera rekryteringsprocesser, bedöma din ansökan och kommunicera med dig.

Laglig grund: Berättigat intresse.
Poolias berättigade intresse består i att kunna genomföra rekryterings- och bemanningsprocesser för våra kunders räkning.

Referenstagning
Om du går vidare i en rekryteringsprocess kan vi behandla uppgifter som lämnas av referenspersoner som du har angett.

Laglig grund: Berättigat intresse.Poolias berättigade intresse består i att verifiera relevanta uppgifter och bedöma din lämplighet för den aktuella tjänsten.

Personlighets-, begåvnings- och kompetenstester
Om du genomför tester inom ramen för en rekryteringsprocess behandlar vi testresultaten för att kunna bedöma din profil i förhållande till den aktuella rollen.

Laglig grund: Samtycke.

Kommunikation med kandidater
Vi behandlar kontaktuppgifter för att kunna kommunicera med dig om aktuella tjänster, rekryteringsprocesser och din kandidatprofil.

Laglig grund: Samtycke eller berättigat intresse beroende på sammanhang.

Rättsliga skyldigheter
I vissa fall behöver vi behandla eller spara personuppgifter för att uppfylla krav enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.

Laglig grund: Rättslig förpliktelse.

Vem kan få tillgång till dina personuppgifter?

Dina personuppgifter behandlas främst av Poolia. Endast personer som behöver uppgifterna för sitt arbete får tillgång till dem.

Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med:

Poolias kunder eller uppdragsgivare om du deltar i en rekryteringsprocess
Andra bolag inom PION Group för interna administrativa ändamål eller för att kunna matcha dig mot relevanta tjänster inom koncernen
Leverantörer av IT-system, rekryteringssystem och testverktyg
Andra leverantörer som behandlar uppgifter för Poolias räkning
Myndigheter när vi är skyldiga att lämna ut uppgifter enligt lag

När vi anlitar leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning säkerställer vi att det finns personuppgiftsbiträdesavtal och att personuppgifterna behandlas enligt våra instruktioner.

Överföring av personuppgifter utanför EU/EES

Poolia strävar efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. I vissa fall kan personuppgifter dock behandlas av leverantörer eller underleverantörer utanför EU/EES.

Om personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES säkerställer Poolia att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats enligt GDPR. Detta kan exempelvis ske genom:

EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå
EU-kommissionens standardavtalsklausuler
Andra skyddsåtgärder som krävs enligt tillämplig lagstiftning

Du kan kontakta oss om du vill få mer information om sådana skyddsåtgärder.

Automatiserat beslutsfattande och profilering

Som registrerad så har du vissa rättigheter då det gäller behandlingen av dina personuppgifter. Vill du utöva Poolia kan använda digitala verktyg som stöd för administration och matchning av kandidater mot tjänster.

Poolia fattar dock inte beslut som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga följder för dig eller på liknande sätt påverkar dig i betydande grad.l till en behörig tillsynsmyndighet. I Sverige är den behöriga tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar inte dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för de ändamål som uppgifterna behandlas för.

Personuppgifter i Poolias kompetensnätverk sparas som utgångspunkt i tre år från det att du lämnar ditt samtycke, eller tidigare om samtycket återkallas. Efter tre år ber Poolia dig lämna ett nytt samtycke om du vill fortsätta vara registrerad i kompetensnätverket.

Uppgifter från referenstagning och tester sparas inte längre än vad som är nödvändigt för den aktuella rekryteringsprocessen.

Poolia kan behöva spara vissa uppgifter under längre tid om detta krävs enligt lag, förordning, myndighetsbeslut eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Dina rättigheter

Som registrerad så har du vissa rättigheter då det gäller behandlingen av dina personuppgifter.

Återkalla samtycke
Om behandlingen grundar sig på samtycke kan du när som helst återkalla detta. Återkallelsen påverkar inte lagligheten av behandling som utförts innan samtycket återkallades.

Begära tillgång
Få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig och få en kopia av dessa.

Begära rättelse
Få felaktiga personuppgifter rättade och ofullständiga uppgifter kompletterade.

Begära radering
Under vissa förutsättningar få dina personuppgifter raderade.

Begära begränsning av behandling
Under vissa förutsättningar få behandlingen av dina personuppgifter begränsad.

Utnyttja rätten till dataportabilitet
Få ut personuppgifter som du själv lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.

Invända mot behandling
Invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse.

Lämna klagomål

Om du anser att Poolia behandlar dina personuppgifter i strid med dataskyddslagstiftningen har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

Mer information finns på https://www.imy.se/.

Kontaktuppgifter

Poolia AB
Org.nr: 556426-7655
Besöksadress: Vasagatan 7, 111 20 Stockholm
Postadress: c/o Uniflex AB, Arenavägen 41, 121 77 Johanneshov

Dataskyddsombud och utövande av rättigheter

E-post: dataskydd@poolia.se

Om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter enligt GDPR är du välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud via ovanstående e-postadress.

Ändringar i denna integritetspolicy

Poolia kan komma att uppdatera denna integritetspolicy. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på Poolias webbplats.

”/”