Chefsstöd/assistent till Trafikverkets kommunikationsdirektör..

Nu söker vi för ett konsultuppdrag dig som har erfarenhet av att jobba som chefsstöd/assistent/sekreterare.

– Omfattning: Heltid 100%
– Start: Så snart som möjligt
– Längd: 251031, men troligtvis längre.

Du blir anställd av Poolia, men jobbar ute hos Trafikverket i Solna.

Det kommer finnas möjlighet till semester i sommar efter överenskommelse med beställande kund.

Om tjänsten

Som chefsassistent är du kontaktperson internt men även externa kontakter förekommer, vilket innefattar planering och kommunikation kopplat till Kommunikationsdirektörens medverkan i nationella och internationella samarbeten och nätverk. Du kommer även regelbundet att stötta övriga avdelningschefer inom CF Kommunikation

Tjänsteresor kan också förekomma.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak

Som chefsstöd till Kommunikationsdirektören har du en viktig roll vad gäller administration, planering och genomförande av såväl den kortsiktiga som långsiktiga verksamheten inom Kommunikation. I rollen arbetar du självständigt och proaktivt med mötesplanering, kalenderhantering, korrespondens, protokollskrivande, presentationsmaterial, beställningar, resebokningar, fakturahantering, uppföljning och ärendehantering.

Rollen innebär även planering för interna möten som t.ex. avdelningsdagar och chefsmöten samt stöd i delar av introduktion/mottagande av nya medarbetare. Du är den som har övergripande kontroll på vad som händer, vet vad som är på gång och ser till att inget falller mellan stolarna.

Vem är du?

För att vara aktuell för rollen, behöver du uppfylla nedan kriterier:

• Avslutad gymnasieutbildning, gärna med inriktning administration, ekonomi eller kommunikation
• Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt
• Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent
• Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som skrift

Ovan krav skall framgå av ditt CV och som tydligt sätt påvisar efterfrågad erfarenhet.
Uppdragstider för dina olika arbeten/uppdrag skall i CV anges i år och månad, ÅÅ-MM.

Vidare har du:
• Några års erfarenhet av arbete som assistent på motsvarande organisatorisk nivå
• Har goda kunskaper i Skype och faktureringssystem (som tex CDI/Agresso)

Meriterande är:
• Att du har erfarenhet från annan koordinerande roll
• Att du har erfarenhet av arbete i annan statlig myndighet eller offentlig verksamhet

Personliga egenskaper

För att trivas i rollen som chefsassistent är det viktigt att du trivs med att arbeta självständigt och att du är bekväm att ta egna initiativ. Det innebär vidare att du också behöver vara strukturerad, van vid högt tempo, kan anpassa dig till nya förutsättningar och prioritera om. Du har förmågan att snabbt skapa en helhetssyn i en komplex verksamhet och en god problemlösningsförmåga. Du har många olika kontaktytor framförallt internt är det viktigt att du är relationsskapande med fokus på service. I den här rollen är det viktigt att kunna slutföra uppgifter med goda resultat.

Personliga egenskaper verifieras genom att du behöver lämna in minst ett referensuppdrag som styrker detta.

Om verksamheten

Låter detta som ett uppdrag som passar in på dig? Då ansöker du via länken i annonsen.
Urvalet kommer ske löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningstiden gått ut.

Välkommen! 🙂